Sherpa werd benaderd door een klant die problemen ondervond bij het effectief analyseren van complexe aanbestedingsdocumenten. Na een gemiste aanbesteding door het niet opmerken van essentiële details, werd duidelijk dat een nieuwe aanpak nodig was om de snelheid en nauwkeurigheid van het proces te verbeteren.
Sherpa's: Thierry Hubar, Ruben Lanjouw, Yash Gupta
Uitdagingen en oplossing:
De klant had moeite met de handmatige verwerking van grote hoeveelheden documentatie tijdens aanbestedingen. Dit zorgde voor vertragingen en verhoogde de kans op fouten. Sherpa ontwikkelde een op Microsoft Azure gebaseerde AI-gestuurde Sales Bot die automatisch belangrijke gegevens uit de aanbestedingsdocumenten extraheren en verwerken. De bot reduceerde het aantal fouten en versnelde het proces van aanbestedingsanalyses aanzienlijk, waardoor de klant sneller en nauwkeuriger informatie kon verwerken.
Implementatie en begeleiding:
Sherpa presenteerde een functionerende demo van de Sales Bot, die werd geïmplementeerd met begeleiding van een Adoption Lead. Het klantteam kreeg training in het gebruik van de tool, waardoor het vertrouwen in de resultaten van de AI werd vergroot. Daarnaast werden in overleg met de klant extra scenario's geïdentificeerd om de functionaliteit van de tool verder uit te breiden en optimaliseren voor specifieke bedrijfssituaties.
Resultaten en Impact:
De Sales Bot leidde tot een snellere en efficiëntere documentanalyse, waardoor de klant meer tijd overhield voor andere belangrijke activiteiten. Dit resulteerde in een nauwkeuriger en consistenter analyseproces, wat leidde tot een verbeterde succesratio bij aanbestedingen. De klantrelaties werden versterkt door de verbeterde reactiesnelheid, terwijl de geautomatiseerde processen de belasting van het IT-team niet verhoogden.
Unieke aanpak:
De flexibele en schaalbare implementatie door Sherpa, gecombineerd met de actieve begeleiding van een Adoption Lead, zorgde voor een op maat gemaakte oplossing die naadloos aansluit op de behoeften van de klant. De samenwerking tussen Sherpa en de klant was cruciaal voor het succes, en de AI-oplossing werd aangepast aan de specifieke uitdagingen en doelen van de klant.
